Wann sie hilft
Wenn mehrere Menschen KI im Arbeitsalltag verwenden und nicht jede Person selbst erraten soll, welche Daten, Werkzeuge und Handlungen zulässig sind.
So verwendest du sie
1. Zweck und Geltung
Für wen, welche Tätigkeiten und welche Systeme gilt die Richtlinie? Wer entscheidet im Zweifel?
2. Daten
Definiere mit Beispielen: erlaubt, nur nach besonderer Freigabe und verboten. Behandle personenbezogene, vertrauliche und regulierte Daten ausdrücklich.
3. Apps und Quellen
Liste erlaubte Verbindungen und solche mit Sonderfreigabe. Lege fest, wer neue Apps prüft und freigibt.
4. Handlungen
Nenne Aktionen, die immer menschlich freigegeben werden: externer Versand, Veröffentlichung, Löschung, Bestellung, Zahlung, Rechteänderung und verbindliche Entscheidungen.
5. Qualität und Verantwortung
Beschreibe Mindestprüfung, Quellenpflicht und dokumentierte Freigabe. Benenne Richtlinienverantwortlichen, Kontaktweg und Eskalation.
6. Überprüfung
Setze einen regelmäßigen Termin und zusätzliche Auslöser fest: neue Funktionen, Vorfälle, geänderte Rechtslage, neue Datenquelle oder veränderter Prozess.
Prüfen
Teste die Richtlinie mit fünf echten Alltagssituationen. Können Mitarbeitende jeweils eindeutig entscheiden: erlaubt, genehmigungspflichtig oder verboten? Sind Ansprechpartner und Reaktionsweg praktisch erreichbar?
Grenzen
Diese Vorlage ist keine Rechtsberatung und keine fertige Unternehmensrichtlinie. Datenschutz, Arbeitsrecht, Mitbestimmung, Informationssicherheit und branchenspezifische Pflichten müssen qualifiziert ergänzt werden.