Die Folien beginnen vor dem Layout
Die Leitung der Lernwerkstatt muss entscheiden, welche offenen Punkte vor der Bestätigung geklärt werden. Eine Präsentation soll diese Entscheidung ermöglichen. Sie soll nicht jede Zeile aus der Tabelle wiederholen. Beginne deshalb mit drei Sätzen: Was steht fest? Was ist offen? Was soll die Leitung entscheiden?
Für die Übung steht fest: Das Nettobudget beträgt 610 Euro; 13 Plätze sind aus bekannten aktiven Buchungen gezählt, eine aktive Buchung hat eine fehlende Menge. Der Plan nennt 18 Teilnehmende, die Notizen 22 Interessierte. Die verschiedenen Zählungen müssen in der Geschichte erhalten bleiben.
Schritt 1: Den Aussagenkern festlegen
Lass Work zunächst eine Tabelle mit Aussage, Quelle, Status und Bedeutung erstellen. Prüfe diese Tabelle selbst. Erst danach werden Bericht und Deck gebaut. So ersparst du dir die Situation, dass ein schön gesetzter falscher Wert in zwei fertigen Dateien korrigiert werden muss.
Schritt 2: Die Dramaturgie entwerfen
Unsere sechs Folien: Entscheidung und Ziel; gesicherte Ausgangslage; Nachfrage mit Datenlücken; Budget; Risiken und Rückfragen; nächste Schritte mit menschlicher Zuständigkeit. Gib der Leitung eine klare Handlungsfrage, statt mit einer allgemeinen Einführung in KI oder Workshops zu beginnen. Eine Aussage pro Folie reicht in dieser Übung.
Erstelle aus den geprüften Übungsquellen eine einseitige Entscheidungsnotiz
und einen Entwurf mit sechs Folien für die interne Leitung.
Zuerst: zeige die geplanten Folientitel und die jeweilige Kernaussage.
Nutze dieselben freigegebenen Zahlen in Notiz und Deck. Kennzeichne
13 bekannte aktive Plätze plus eine unbekannte Menge, 18 geplante
Teilnehmende, 22 Interessierte und 610 Euro Nettobudget unterschiedlich.
Keine Ursache oder Entwicklung aus diesem einzelnen Datenstand ableiten.
Nach Prüfung der Struktur: bearbeitbare Dateien im verfügbaren Format.
Nutze den Tonleitfaden. Veröffentliche und versende nichts.Schritt 3: Struktur abnehmen, dann gestalten
Lies nur die sechs Folientitel. Wenn die Geschichte ohne Fließtext nicht erkennbar ist, überarbeite zuerst die Reihenfolge. Nenne danach konkrete Gestaltungsvorgaben: gut lesbare Schrift, keine überfüllten Tabellen, Zahlenbeschriftungen mit Einheit, genug Abstand und eine klar erkennbare offene Frage. Mit einer erlaubten vorhandenen Vorlage kannst du Markenregeln gezielt mitgeben.
Eine Illustration darf den Ablauf erklären. Sie soll keine vermeintlich echte Veranstaltung oder Kundenreferenz vortäuschen. Für diese Übung genügt ein einfaches Budgetdiagramm und ein sichtbarer Kasten mit offenen Angaben.
Schritt 4: Exporte in der Zielanwendung öffnen
Eine Vorschau in Work und eine heruntergeladene Präsentationsdatei können unterschiedlich aussehen. Öffne den Export in der Anwendung, die dein Team tatsächlich nutzt. Prüfe alle Folien, nicht nur die Titelfolie: Textüberlauf, Bildausschnitt, Tabellen, Sonderzeichen, Seitenverhältnis und Bearbeitbarkeit. Ein PDF ist zum Lesen gut, ersetzt aber nicht automatisch ein bearbeitbares Deck.
Kontrolliere Zahlen gegen die Arbeitsmappe. Prüfe außerdem Bericht und Deck gegeneinander: Wurde ein offener Punkt in einer Datei zur sicheren Tatsache? Steht der Restbetrag überall bei 90 Euro? Wenn eine Quelle geändert wird, lasse ausdrücklich alle abhängigen Dateien aktualisieren und die Änderungen auflisten.
Schritt 5: Gezielte Revisionen durchführen
„Mach es professioneller“ führt leicht zu allgemeinen Texten. Besser: „Folie 3 enthält zu viele Aussagen. Trenne gesicherte Nachfrage und offene Menge; behalte alle Werte. Kürze nur die erläuternden Sätze.“ Für eine andere Zielgruppe kannst du die Gewichtung ändern, ohne neue Fakten einzubauen. Speichere die geprüfte Version und den Freigabevermerk getrennt.
Fertig heißt hier
Die sechs Folien führen zu einer Entscheidung. Jede Zahl hat eine Einheit und Quelle. Offene Punkte bleiben in beiden Dateien gleich. Der Export ist lesbar und bearbeitbar. Es gibt keine unzulässige Kundenbehauptung, keine neue Zusage und keinen Versand. Eine andere Person kann aus dem Quellenverzeichnis nachvollziehen, wie Notiz und Deck entstanden sind.
Referenzergebnis und zwei echte Überarbeitungstests
Lade die vollständige Sechs-Folien-Gliederung, die Aussagenmatrix und die Entscheidungsnotiz. Diese Dateien sind eigene Referenzlösungen, keine behaupteten Screenshots oder bereits ausgeführten ChatGPT-Exporte. Nutze sie erst nach deinem ersten Versuch, um Inhalt und Begründung zu vergleichen.
Für einen reproduzierbaren Auftrag lade als Sachquellen projektbrief.md, teamnotizen.md, budget.csv, angebote.md und buchungen.csv sowie tonleitfaden.md als Stilquelle. Kontrolliere die Zahlen zuerst an der Matrix. A bedeutet 610 Euro Gesamtkosten, B 730 und C 570 vor einer nicht bepreisten Beamerlösung. Der Restbetrag von 90 gilt ausschließlich für das Basisbudget mit Raum A; er darf nicht beim Wechsel zu B stehenbleiben.
Revision 1: „Die Leitung erwägt 22 bestätigte Personen. Zeige das ausdrücklich als Szenario, behalte den realen Stand 18 geplant/22 interessiert und überprüfe alle Kapazitätsaussagen.“ Erwartet: A passt nicht für das Szenario, B hat genug Plätze, C weiterhin nicht. Es wird keine finale Teilnehmerzahl behauptet.
Revision 2: „Im Basismodell steigt der Raumpreis von 240 auf 260. Aktualisiere Notiz, Budgetgrafik und Deck, zeige alle betroffenen Stellen.“ Erwartet: 630 Euro Gesamtsumme und 70 Euro Rest in sämtlichen abhängigen Ausgaben. B bleibt ein eigenständiges Angebotsmodell, dessen 360-Euro-Raumpreis durch diesen Test nicht automatisch geändert wird.
Prüfe den Export in deiner tatsächlichen Zielanwendung, beispielsweise PowerPoint oder Google Slides, sofern das erzeugte Format dort unterstützt wird. Dateiendung, Bearbeitbarkeit, Textüberlauf und Quellenbelege sind getrennte Kriterien. Vermerke im Prüfprotokoll auch, wenn die Anwendung oder der Export in deinem Konto nicht verfügbar war.
Wenn es hakt
Unlesbare Folie: Inhalt reduzieren und in der Zielgröße prüfen. Falsche Zahlen: Aussagenkern korrigieren und abhängige Dateien neu prüfen. Schöne, aber belanglose Präsentation: die konkrete Entscheidung an den Anfang setzen. Format nicht unterstützt: ein brauchbares alternatives Ausgabeformat vereinbaren und dessen Grenzen nennen, statt einen Export nur anhand der Dateiendung für gelungen zu halten.